ファイル・整理で「手順ごと移す」業務4件の費用対効果｜前提と回収の計算

ファイル・整理の業務のうち、AIへの任せ方が「手順ごと移す」ものを集めました。全部で4件。当サイトの前提では、1件が2か月以内に元が取れる計算です。自社の数字で計算し直し、前提が外れたときの数字まで出して、稟議に使える形にします。

ROI計算機で、自社の回収期間を出す

共有ドライブを整理するを例に、当サイトの前提を入れてあります。自社の回数・時間・時給に置き換えると、その場で回収期間が出ます。結果は稟議に貼れる形でコピーできます。

共有ドライブを整理するのROIを、自社の数字で計算する

下の数字は当サイトが置いた前提です。自社の数字に置き換えると、その場で計算し直します。いちばん効くのは月の回数です。

月の回数回この作業を月に何回やるか1回の作業時間分確認と手直しの時間も入れる時間単価円その作業をしている人の時給削減できる割合%当サイトの見積もり。実測に置き換えるAIの月額円使うAIの月額の合計初期費用円設定と、使う人に教える時間

いまの月の作業時間—

削減できる時間—

時間の価値（月）—

月の差引—

単純回収期間—

1年目の差引—

—

稟議に貼る形でコピーする

浮いた時間は、そのままでは費用削減になりません。人を減らさないかぎり人件費は変わりません。浮いた時間で何をするかを先に決めてから稟議に出してください。決めずに出すと、半年後の振り返りで説明できなくなります。

元が取れるまでの早い順

当サイトの前提で計算した結果です。いちばん効くのは月の回数なので、自社の回数で計算し直してから判断してください。

業務	元が取れるまで	月の差引	1年目の差引
共有ドライブを整理する	2か月	16,800円	171,600円
保管場所を整理する	3か月	13,200円	128,400円
資料の版を記録する	8か月	2,800円	13,600円
共有する範囲を判定する	30か月	1,000円	–18,000円

前提が外れたときの回収

稟議で必ず聞かれるのは「前提が外れたらどうなるか」です。月の回数が半分のときと、削減できる割合が15ポイント低いときを、同じ式で計算し直しました（当サイト試算）。

業務	当サイトの前提	回数が半分	削減が15ポイント低い
共有ドライブを整理する	2か月	5か月	3か月
保管場所を整理する	3か月	6か月	4か月
資料の版を記録する	8か月	回収できない	回収できない
共有する範囲を判定する	30か月	回収できない	回収できない

2件は、回数が半分になると元が取れなくなります。回数の見込みを先に確かめてください。

時給で変わる回収

同じ時間が浮いても、その業務をしている人の時給で価値が変わります。時給を1,500円と3,000円に置き換えて計算し直しました（当サイト試算）。

業務	当サイトの前提	時給1,500円なら	時給3,000円なら
共有ドライブを整理する	2か月（時給2,200円）	3か月	2か月
保管場所を整理する	3か月（時給2,400円）	5か月	2か月
資料の版を記録する	8か月（時給2,400円）	回収できない	4か月
共有する範囲を判定する	30か月（時給2,400円）	回収できない	10か月

1年目に出ていく額と、浮く時間の価値

稟議では効果より先に「いくら出ていくか」を聞かれます。1年目に出ていく額と、浮く時間を円に直した額を並べました（当サイト試算）。

業務	1年目に出ていく額	浮く時間の価値（1年）	月に浮く時間
共有ドライブを整理する	66,000円	237,600円	9時間
保管場所を整理する	66,000円	194,400円	6.8時間
資料の版を記録する	116,000円	129,600円	4.5時間
共有する範囲を判定する	126,000円	108,000円	3.8時間

業務ごとの前提と結果

共有ドライブを整理する

前提：1人で月2回、1回600分、時給2,200円、削減できる割合45%
費用：AIの月額3,000円、初期費用30,000円
結果：月に浮く時間9時間、月の差引16,800円、元が取れるまで2か月
この数字が成り立つ条件：消す判断を人がやる

回収の計算・費用・浮く時間の内訳・稟議の書き方

保管場所を整理する

前提：1人で月1回、1回900分、時給2,400円、削減できる割合45%
費用：AIの月額3,000円、初期費用30,000円
結果：月に浮く時間6.8時間、月の差引13,200円、元が取れるまで3か月
この数字が成り立つ条件：使う人の見方を人が決める

回収の計算・費用・浮く時間の内訳・稟議の書き方

資料の版を記録する

前提：2人で月60回、1回10分、時給2,400円、削減できる割合45%
費用：AIの月額8,000円、初期費用20,000円
結果：月に浮く時間4.5時間、月の差引2,800円、元が取れるまで8か月
この数字が成り立つ条件：変えた理由を人が書く

回収の計算・費用・浮く時間の内訳・稟議の書き方

共有する範囲を判定する

前提：2人で月100回、1回5分、時給2,400円、削減できる割合45%
費用：AIの月額8,000円、初期費用30,000円
結果：月に浮く時間3.8時間、月の差引1,000円、元が取れるまで30か月
この数字が成り立つ条件：最終判断を人がやる

回収の計算・費用・浮く時間の内訳・稟議の書き方

2件目でも計算する

保管場所を整理するのROIを、自社の数字で計算する

下の数字は当サイトが置いた前提です。自社の数字に置き換えると、その場で計算し直します。いちばん効くのは月の回数です。

いまの月の作業時間—

削減できる時間—

時間の価値（月）—

月の差引—

単純回収期間—

1年目の差引—

—

稟議に貼る形でコピーする

稟議に貼る文面

数字は計算機の結果に置き換えて使います。前提と、前提が外れたときの数字を並べて書くと、差し戻されにくくなります。

共有ドライブを整理するの稟議に貼る文面

【件名】「共有ドライブを整理する」へのAI導入

【目的】［浮いた時間で何をするか。人を減らすのか、別の仕事に回すのか］

【前提】
・対象：1人／月2回／1回600分／時給2,200円
・削減できる割合：45%（当サイトの見積もり。試用で実測に置き換える）

【費用】
・月額：3,000円　・初期費用：30,000円（設定と、使う人に教える時間）

【効果】
・月に浮く時間：9時間　・月の差引：16,800円
・元が取れるまで：2か月　・1年目の差引：171,600円

【前提が外れたとき】
・月の回数が半分なら、元が取れるまで5か月
・この数字が成り立つ条件：消す判断を人がやる

【試用と見直し】［1か月試して実測を取り、［　］月に続けるか判断する］

浮いた時間の使い道を先に決める

浮いた時間の使い道を決める0 / 4 確認ずみ

浮いた時間は、そのままでは費用削減になりません。何に使うかを決めてから稟議に出します。

浮いた時間を、どの仕事に回すか決めた決めないと、半年後の振り返りで効果を説明できません
人を減らすのか、仕事を増やすのかを上長と合わせたどちらにするかで、効果の数え方が変わります
試用の1か月で、実際の削減割合を測ると決めた当サイトの見積もりを、自社の実測に置き換えます
回数が減ったときに止める条件を決めた回数が半分になると回収が倍かかる業務があります

この業務に要る道具（業務の自動化）

この業務で要るのは「業務の自動化」の道具です。当サイトに載せている13件から、月額・日本語・無料枠の違いで3件を選びました。

道具	なぜ候補か	月額（1人）	10人で1年
Make	有料の月額がいちばん安い	0〜1,400円	168,000円
Notion AI	日本語の扱いが手厚い	1,500〜1,500円	180,000円
IFTTT	無料で試してから決められる	0〜1,500円	180,000円

Make（有料の月額がいちばん安い）

Makeの「連携自動化」の道具で、日本語は一部だけ。無料枠あり、有料は月0〜1,400円（1人）です。

Notion AI（日本語の扱いが手厚い）

Notionの「ドキュメント」の道具で、日本語の画面と案内がそろっている。有料のみ、有料は月1,500〜1,500円（1人）です。

IFTTT（無料で試してから決められる）

IFTTTの「連携自動化」の道具で、日本語は一部だけ。無料枠あり、有料は月0〜1,500円（1人）です。

月額は提供元の公表価格で、10人で1年は月額の上限×10人×12か月で出しています。値引き・年契約は含みません。

「業務の自動化」の道具を並べる

道具	月額（1人）	10人で1年	日本語
Make	0〜1,400円	168,000円	日本語△
Notion AI	1,500〜1,500円	180,000円	日本語◎
IFTTT	0〜1,500円	180,000円	日本語△
Coze	0〜1,500円	180,000円	日本語○
Power Automate	0〜2,100円	252,000円	日本語○
Zapier	0〜3,000円	360,000円	日本語△
Gemini for Workspace	3,400〜3,400円	408,000円	日本語○
n8n	0〜3,600円	432,000円	日本語△
UiPath	0〜4,200円	504,000円	日本語◎
miibo	0〜4,900円	588,000円	日本語◎
Manus	0〜5,500円	660,000円	日本語○
Dify	0〜8,000円	960,000円	日本語○
Copilot Studio	0〜33,000円	3,960,000円	日本語○