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共有する範囲を判定するの稟議に書くこと｜数字で通す書き方

掲載データの確認日 2026/10/15

100使い道を同じ条件でそろえています

共有する範囲を判定するのイメージ

ファイル・整理

共有する範囲を判定する

元が取れるまで
30か月
月の差引
1,000円
月に浮く時間
3.8時間
稟議の形
共有する範囲を判定するの要点決めるのに要る数値だけ先に出しています
月額
8,000円
浮く時間
4時間/月
月の差引
1,000円
元が取れるまで
30か月
初月から黒字1年以内に回収初期費用なし

○があるもの、×が無いものです。

「共有する範囲を判定する」にAIを使う稟議に、何を書けば通るかを整理しました。必要な数字は月8,000円・初期30,000円・月3.8時間削減・30か月で回収の4つです。

自社の数字で試算して、そのまま貼る

稟議に必要なのは、当サイトの数字ではなく自社の数字です。下で置き換えると、貼れる形でコピーできます。

共有する範囲を判定するのROIを、自社の数字で計算する

下の数字は当サイトが置いた前提です。自社の数字に置き換えると、その場で計算し直します。いちばん効くのは月の回数です。

いまの月の作業時間—
削減できる時間—
時間の価値（月）—
月の差引—
単純回収期間—
1年目の差引—

—

稟議に貼る形でコピーする
浮いた時間は、そのままでは費用削減になりません。人を減らさないかぎり人件費は変わりません。浮いた時間で何をするかを先に決めてから稟議に出してください。決めずに出すと、半年後の振り返りで説明できなくなります。
稟議に書く4つ
  1. いくらかかるか。月8,000円、初期30,000円。初期に教育の時間を含めていることを書きます
  2. 何が浮くか。月8.3時間の作業のうち45%、3.8時間。時給2,400円で9,000円ぶん
  3. いつ元が取れるか。30か月。1年目は-18,000円で持ち出し
  4. 効かない場合の条件。「最終判断を人がやる」が前提です。ここを先に書くと、あとで責められません
分類ファイル・整理当サイト整理
使う人数2人当サイト前提
月に発生する回数100回当サイト前提
1回にかかる時間5分当サイト前提
いまの月の作業時間8.3時間上の3つから計算
月にかかるAIの費用8,000円当サイト前提
初期にかかる費用30,000円当サイト前提
削れる割合45%当サイト判断
月に浮く時間3.8時間計算
月の差引+1,000円計算
元が取れるまで30か月計算
この表の数字について人数・回数・1回の時間・費用は当サイトが置いた前提です。実際の見積とは異なります。浮く時間から下は、その前提から計算した値です。時給は2,400円で換算しています。浮いた時間は、人を減らさないかぎり費用削減にはなりません。自社の数字に置き換えてご判断ください。
聞かれること
「浮いた時間は何に使うのか」。ここが決まっていないと止まります。先に答えを用意してください。「別の仕事ができる」では通りません。どの仕事かを名指しします。
回収に30か月かかります。契約が1年未満で終わると、初期費用が残ります。
数字を盛らない
45%は目安です。導入前に1回ぶんを実測して、自社の数字に置き換えてください。盛った数字で通すと、半年後の振り返りで説明できなくなります。1年目が赤字になることも、隠さずに書いてください。隠して通すと、次の稟議が通らなくなります。
「共有する範囲を判定する」に費用をかけないほうがよい場合
1年では元が取れません。月の差引は1,000円ですが、初期費用が30,000円かかるため、黒字になるのは30か月後です。1年で見ると18,000円の持ち出しになります。
前提は「最終判断を人がやる」ことです。ここが崩れていると、45%は出ません。
同じファイル・整理なら、使っていないファイルを洗い出すのほうが早く回収できます（2か月）。予算が1つぶんしかないなら、そちらを先に。
「共有する範囲を判定する」より先に予算をつけると得なもの
初期費用が同じか安くて、回収が同じか早い使い道です。予算の順番に迷ったら、こちらを先に通してください。
ファイル・整理のほかの使い道
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。回数と時給の置き方で変わるので、自社の数字に当てはめて判断してください。
効果を測れと言われました
導入前に1週間ぶんを測ってください。100回のうち何回やったか、1回何分かかったか。導入後に同じ測り方をすれば比べられます。
通らなかったらどうしますか？
人数を2人から1人に絞って出し直してください。月額が下がり、初期費用は変わらないので、小さく始める形になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
  • いまの作業時間を1週間ぶん測る
    月100回・1回5分は当サイトが置いた前提です。自社の数字に置き換えないと、稟議で聞かれたときに答えられません。
  • 浮いた時間を何に使うか決める
    月3.8時間浮きます。何に使うかを先に決めてください。決めずに導入すると「楽になった気がする」で終わり、振り返りで説明できません。
  • 1年目が赤字であることを先に書く
    この条件では1年目が-18,000円です。隠して通すと、次の稟議が通らなくなります。
共有する範囲を判定するを稟議に通す進め方
4段です。測る・置き換える・書く・出す。ここの数字は当サイトが置いた前提なので、そのまま出しても通りません。
1. いまの作業時間を1週間ぶん測る
月100回・1回5分は当サイトの前提です。自社の回数と時間に置き換えてください。
ここでよくあるのは測らずに当サイトの数字をそのまま出すことです。「その数字はどこから？」で止まります。
2. 時給を自社の数字にする
2,400円で換算しています。実際にその作業をしている人の時給に置き換えてください。
ここでよくあるのは高い時給で計算して効果を大きく見せることです。振り返りで説明できなくなります。
3. 浮いた時間を何に使うか決める
月3.8時間浮きます。何に使うかを先に決めてください。
ここでよくあるのは「別の仕事ができる」で止めることです。どの仕事かを名指ししないと通りません。
4. 効かない条件も書く
前提は「最終判断を人がやる」ことです。ここが崩れると45%は出ません。
ここでよくあるのは効く話だけ書くことです。先に条件を書いておくと、あとで責められません。
この記事で使っている言葉
この記事の数字は、当サイトが置いた前提から計算しています。実際の見積とは異なります。どこが前提で、どこが計算かを先に書きます。
前提として置いた数字
使う人数2人・月100回・1回5分・月額8,000円・初期30,000円。この5つは当サイトが置いたものです。自社の数字に置き換えてください。いちばん効くのは回数です。半分なら浮く時間も半分、回収は倍かかります。
削れる割合（45%）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断が残ります。55%は人が見る時間です。ここを削ると、間違ったまま進む事故が起きます。
計算した数字
浮く時間・月の差引・回収月数は、上の前提から計算しています。月3.8時間 × 時給2,400円 = 9,000円。そこから月額8,000円を引いて差引1,000円。初期30,000円をこれで割って30か月です。
通したあとに聞かれること
導入してからのほうが長く付き合います。半年後の振り返りで詰まる場面を先に出します。
効果を数字で出せと言われたとき
導入前に測っていないと答えられません。月100回のうち何回やったか、1回何分かかったか。導入後に同じ測り方をすれば比べられます。測っていなければ、そこから1週間測り直してください。
思ったより減っていないとき
試算が外れるいちばん多い原因は、出てきたものを直す時間を入れ忘れることです。直す時間を足すと、削減率は下がります。45%は当サイトの見積もりで、前提が崩れていれば出ません。
続けるかを決めるとき
30か月が目安です。2年目からは初期費用がないので、年12,000円になります。更新日の1か月前に見直す予定を入れておくと、使っていないのに更新される事故を防げます。
「共有する範囲を判定する」を別の角度から見る
ファイル・整理に分類される7件との並び
ファイル・整理には7件を掲載しています。共有する範囲を判定するがどのあたりに位置するかを、同じ形式で並べて確かめてください。
項目数値
ファイルに名前をつけて分類する7か月
使っていないファイルを洗い出す2か月
保管場所を整理する3か月
共有する範囲を判定する（この項目）30か月
写真を分類して選ぶ3か月
資料の版を記録する8か月
共有ドライブを整理する2か月
共有する範囲を判定するについてよくある質問
共有する範囲を判定するのいまの月の作業時間は？
8.3時間（月100回 × 5分）
「いまの月の作業時間」がこの内容なのは掲載100件のなかで共有する範囲を判定するだけです。ここが決め手になります。
共有する範囲を判定するの削減できる時間は？
月3.8時間（削減率45%）
「削減できる時間」がこの内容なのは掲載100件のなかで共有する範囲を判定するだけです。ここが決め手になります。
共有する範囲を判定するの時間の価値は？
月9,000円（時給2,400円）
「時間の価値」がこの内容なのは掲載100件のなかで共有する範囲を判定するだけです。ここが決め手になります。
共有する範囲を判定するのAIの月額と初期費用は？
月8,000円 / 初期30,000円
掲載100件のうち「AIの月額と初期費用」が同じなのは9件（ファイル・整理では1件）です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。
共有する範囲を判定するの月の差引は？
+1,000円
掲載100件のうち「月の差引」が同じなのは2件（ファイル・整理では1件）です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。
共有する範囲を判定するの回収月数（単純回収期間）は？
30か月
掲載100件のうち「回収月数（単純回収期間）」が同じなのは3件（ファイル・整理では1件）です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。
共有する範囲を判定するを選ぶときの進め方
  1. いまの手間を数える2⁠人が月100⁠回、1⁠回5⁠分。月8.3⁠時間ぶんの作業で、人件費に直すと月8,000⁠円です。
  2. 浮く額を出す45⁠%減らせると月3.8⁠時間・9,000⁠円ぶん浮きます。初期費用30,000⁠円を入れて、差し引き月1,000⁠円です。
  3. 回収できるか決める初期費用は30⁠か月で回収できます。年では-18,000⁠円。最終判断を人がやることが前提です。
掲載100件を分類で見る
共有する範囲を判定するは13ある分類のうち「ファイル・整理」に入ります。分類ごとの件数と、まんなかの数値は次のとおりです。
分類件数まんなかの数値
問い合わせ8件—
会議・記録6件—
文章を書く5件—
営業・顧客10件—
採用・人事10件—
経理・請求7件—
データ・集計7件—
調べる・まとめる7件—
制作・発信11件—
在庫・発注5件—
社内手続き10件—
報告・共有7件—
ファイル・整理（この項目の分類）7件—
掲載している100件すべて（数値の小さい順）
共有する範囲を判定するだけで決めず、ほかの選択肢と並べて見てください。数値の小さい順に並べています。
項目数値分類いまの月の作業時間
問い合わせの一次返信を下書きする2か月問い合わせ32時間（月240回 × 8分）
議事録を文字起こしから整える1か月会議・記録18時間（月24回 × 45分）
定型メールを下書きする1か月文章を書く20時間（月120回 × 10分）
提案書の下書きを作る1か月営業・顧客36時間（月12回 × 180分）
求人原稿を書く1か月採用・人事12時間（月6回 × 120分）
応募書類を条件で絞る8か月採用・人事12時間（月3回 × 240分）
請求書を読み取って台帳に入れる23か月経理・請求12時間（月180回 × 4分）
経費の領収書を読み取る30か月経理・請求16時間（月320回 × 3分）
売上データを集計して要約する2か月データ・集計20時間（月20回 × 60分）
資料を要約して共有する1か月調べる・まとめる37.5時間（月90回 × 25分）
競合の動きを調べてまとめる1か月調べる・まとめる24時間（月8回 × 180分）
海外の資料を訳して共有する1か月文章を書く20時間（月40回 × 30分）
マニュアルの下書きを作る2か月制作・発信30時間（月6回 × 300分）
記事を1本書き上げる1か月制作・発信60時間（月24回 × 150分）
画像素材を生成する1か月制作・発信30時間（月60回 × 30分）
問い合わせを分類して振り分ける15か月問い合わせ13.3時間（月400回 × 2分）
見積書の下書きを作る2か月営業・顧客30時間（月40回 × 45分）
在庫を読み取って記録する22か月在庫・発注20時間（月60回 × 20分）
自由記述のアンケートを読み込む1か月調べる・まとめる24時間（月4回 × 360分）
契約書の論点を抜き出す2か月社内手続き20時間（月8回 × 150分）
規程についての問い合わせに答える5か月社内手続き15時間（月60回 × 15分）
日報を下書きする1か月報告・共有50時間（月200回 × 15分）
月次報告をとりまとめる3か月報告・共有15時間（月3回 × 300分）
取引先ごとの履歴を整理する2か月営業・顧客20時間（月30回 × 40分）
名刺を読み取って台帳に入れる回収できない営業・顧客7.5時間（月90回 × 5分）
ファイルに名前をつけて分類する7か月ファイル・整理10時間（月300回 × 2分）
社外向け文章を確かめる1か月制作・発信26.7時間（月80回 × 20分）
勤怠をつき合わせる2か月採用・人事20時間（月20回 × 60分）
発注量の案を出す6か月在庫・発注15時間（月30回 × 30分）
研修資料の下書きを作る2か月採用・人事24時間（月4回 × 360分）
対応履歴を記録する2か月問い合わせ25時間（月500回 × 3分）
グラフと図を作る1か月データ・集計25時間（月60回 × 25分）
入金と請求を照合する15か月経理・請求10時間（月150回 × 4分）
仕訳を起こす13か月経理・請求15時間（月300回 × 3分）
社内の告知文を書く3か月報告・共有6.7時間（月20回 × 20分）
チャットの流れを追いかける1か月報告・共有25時間（月150回 × 10分）
サイトの文言案を出す2か月制作・発信20時間（月20回 × 60分）
外注への発注書を作る2か月営業・顧客20時間（月20回 × 60分）
面接記録を要約する2か月採用・人事10時間（月20回 × 30分）
社内ヘルプデスクの質問に答える2か月社内手続き26.7時間（月200回 × 8分）
手順書を最新の状態にする3か月社内手続き15時間（月10回 × 90分）
社内用語のゆれを直す3か月社内手続き12時間（月4回 × 180分）
申請の内容を確かめる5か月社内手続き15時間（月150回 × 6分）
会議の候補日を出す1か月会議・記録13.3時間（月80回 × 10分）
会議の宿題を抜き出す2か月会議・記録10時間（月40回 × 15分）
会議の記録に索引をつける3か月会議・記録10時間（月20回 × 30分）
見送りの連絡文を作る2か月文章を書く10時間（月30回 × 20分）
長い文章を短くする1か月文章を書く25時間（月100回 × 15分）
取引先向けの説明文を作る1か月文章を書く24時間（月24回 × 60分）
2つの表を突き合わせる3か月データ・集計20時間（月20回 × 60分）
資料の数字を検算する5か月データ・集計15時間（月30回 × 30分）
表記のゆれを直す3か月データ・集計20時間（月60回 × 20分）
古い資料から該当箇所を探す2か月調べる・まとめる20時間（月60回 × 20分）
出典をたどって裏を取る2か月調べる・まとめる20時間（月20回 × 60分）
専門的な内容をかみ砕く1か月調べる・まとめる20時間（月40回 × 30分）
使っていないファイルを洗い出す2か月ファイル・整理12時間（月4回 × 180分）
保管場所を整理する3か月ファイル・整理15時間（月1回 × 900分）
共有する範囲を判定する30か月ファイル・整理8.3時間（月100回 × 5分）
写真を分類して選ぶ3か月ファイル・整理13.3時間（月40回 × 20分）
資料の版を記録する8か月ファイル・整理10時間（月60回 × 10分）
仕入先の見積を並べる2か月在庫・発注16時間（月8回 × 120分）
棚卸しの差異を絞る5か月在庫・発注20時間（月1回 × 1200分）
発注のタイミングを出す7か月在庫・発注10時間（月20回 × 30分）
顧客の解約の予兆を出す5か月営業・顧客18時間（月12回 × 90分）
契約更新の材料を並べる3か月営業・顧客20時間（月10回 × 120分）
寄せられた要望を仕分ける4か月営業・顧客13.3時間（月80回 × 10分）
お礼状の下書きを作る4か月営業・顧客7.5時間（月30回 × 15分）
問い合わせの傾向を集計する3か月問い合わせ16時間（月4回 × 240分）
よくある質問を作る2か月問い合わせ20時間（月4回 × 300分）
問い合わせの担当を割り振る30か月問い合わせ10時間（月300回 × 2分）
目標シートをとりまとめる2か月採用・人事15時間（月30回 × 30分）
面接の質問を用意する1か月採用・人事8時間（月8回 × 60分）
教育資料を更新する2か月採用・人事16時間（月4回 × 240分）
説明会の構成を作る1か月報告・共有20時間（月4回 × 300分）
意思決定の材料を並べる2か月報告・共有24時間（月12回 × 120分）
問い合わせを社内へ共有する1か月報告・共有16.7時間（月200回 × 5分）
公開前に表記を点検する2か月制作・発信20時間（月40回 × 30分）
配布物を校正する1か月制作・発信20時間（月60回 × 20分）
資料の体裁を整える1か月制作・発信20時間（月80回 × 15分）
案内文を作る2か月制作・発信6時間（月6回 × 60分）
新しい道具の使い方を調べる1か月社内手続き13.3時間（月40回 × 20分）
支払い期限を知らせる8か月経理・請求5時間（月60回 × 5分）
経費の規程違反を出す5か月経理・請求10.7時間（月80回 × 8分）
部門ごとの費用を按分する4か月経理・請求12時間（月12回 × 60分）
集計の定義を洗い出す3か月データ・集計20時間（月1回 × 1200分）
売上の予測を出す5か月データ・集計16時間（月4回 × 240分）
調べた内容の構成を作る1か月調べる・まとめる15時間（月30回 × 30分）
社内システムの操作手順を残す3か月社内手続き16時間（月8回 × 120分）
手順書を洗い出す2か月社内手続き20時間（月2回 × 600分）
申請書の下書きを作る1か月社内手続き20時間（月60回 × 20分）
会議の目的を明文化する25か月会議・記録6.7時間（月40回 × 10分）
会議の議事録を検索可能にする3か月会議・記録7.5時間（月30回 × 15分）
問い合わせから改善点を出す2か月問い合わせ20時間（月4回 × 300分）
マニュアルの差分を出す3か月問い合わせ12時間（月4回 × 180分）
社外向け資料の下書きを作る1か月制作・発信30時間（月20回 × 90分）
発信する内容の案を出す1か月制作・発信15時間（月20回 × 45分）
勤怠の集計をまとめる2か月採用・人事18時間（月12回 × 90分）
社員からの相談を分類する11か月採用・人事7.5時間（月30回 × 15分）
取引先ごとの実績をまとめる2か月営業・顧客24時間（月24回 × 60分）
共有ドライブを整理する2か月ファイル・整理20時間（月2回 × 600分）
ファイル・整理7件の要点を並べる
ファイル・整理に入る7件を、「いまの月の作業時間」「削減できる時間」「時間の価値」「AIの月額と初期費用」「月の差引」で並べました。共有する範囲を判定するの行に印を付けています。
項目いまの月の作業時間削減できる時間時間の価値AIの月額と初期費用月の差引
ファイルに名前をつけて分類する10時間（月300回 × 2分）月6時間（削減率60%）月12,000円（時給2,000円）月9,000円 / 初期20,000円+3,000円
使っていないファイルを洗い出す12時間（月4回 × 180分）月7.2時間（削減率60%）月15,840円（時給2,200円）月3,000円 / 初期20,000円+12,840円
保管場所を整理する15時間（月1回 × 900分）月6.8時間（削減率45%）月16,200円（時給2,400円）月3,000円 / 初期30,000円+13,200円
共有する範囲を判定する8.3時間（月100回 × 5分）月3.8時間（削減率45%）月9,000円（時給2,400円）月8,000円 / 初期30,000円+1,000円
写真を分類して選ぶ13.3時間（月40回 × 20分）月8時間（削減率60%）月17,600円（時給2,200円）月8,000円 / 初期20,000円+9,600円
資料の版を記録する10時間（月60回 × 10分）月4.5時間（削減率45%）月10,800円（時給2,400円）月8,000円 / 初期20,000円+2,800円
共有ドライブを整理する20時間（月2回 × 600分）月9時間（削減率45%）月19,800円（時給2,200円）月3,000円 / 初期30,000円+16,800円
ファイル・整理のほかの記事